Proje ismi: TEVİM ERP PROJESİ
Proje İçeriği: Türk Eğitim Vakfı başarılı ve maddi olanakları sınırlı olan öğrencilere burs desteği vererek, ülkemize ve insanlığa katkı sağlayacak öncü gençleri ve onların yetişecekleri eğitim sistemini destekleyen bir Sivil Toplum Kuruluşudur TEV'in, Eğitim (Burs), Bağış, Çelenk, Emlak, İnşaat, Hukuk, Mali İşler, İnsan Kaynakları gibi çalışma alanları var. Daha önceleri bunların her biri ayrı programlar olarak ve birbirleri entegre olmayan bir ortamda çalışıyordu. Bu ise hem iş yükümüzü hem de hata yapma riskimizi arttırıyordu. Ayrıca burada yapılacak bir hata burs vereceğimiz öğrenci sayısında da yanılmalara neden olabilirdi. Bu sebeple tam entegre bir yapıya geçmemiz gerekiyordu. Bunun için ERP platformu oluşturmaya karar verdik ve aşağıdaki kriterleri belirledik.
a) Kurumsal Hedeflere Uygunluk
b) Türkiye Şartlarına Uygunluk
c) İş Süreçlerine Uygunluk
d) Modüler Mimari – Fonksiyonellik
e) Esneklik – Ölçeklenebilirlik
f) Geliştirme Süresi
g) Adaptasyon Süresi
h) Maliyet
En önemli zorluğumuz Türkiye'de bu ölçekte ilk STK projesi olduğumuz için partner firmaların STK işleyişlerindeki tecrübesizliği oldu. Bir çok konuyu yeni duyuyorlardı ve onlara STK süreçlerini anlatarak projeye başlamak zorunda kaldık. Bunun dışında ERP geçişlerinde yaşanan birçok zorluğun bir kısmını bizde yaşadık.
a) Çalışan direnci ve korkusu: ERP geldiğinde ben işimden mi olacağım? Yaptığım her işi görecekler acaba yanlış bir şey mi yapıyorum?
b) Doğru analiz ve tasarımın yapılması. Analiz ve tasarım süresinin kısıtlılığı.
c) Danışman uyumsuzluğu (STK’ların süreçlerinin bilinmemesi, danışmanların ilgisizliği veya yetersizliği ve diğer danışmanlar ile uyumlu çalışamamaları )
d) Proje Yöneticisi ve/veya Anahtar kullanıcıların uyumsuzluğu / ilgisizliği / yetersizliği
e) Verinin doğru analizi
f) Gerçekleştirme süresinin uzunluğu
g) Maliyetler
h) Birimler arası entegrasyon
i) Geçiş sonrası zorluklar
Türkiye’de platform bağımsız bir şekilde her yıl 500 kadar yeni danışmana ihtiyaç duyulmaktadır. Firmaların elinde yeterli danışman olmadığı için veya uzman danışman maliyetleri yüksek olduğu için yeni mezun ve tecrübesi olmayan kişileri uzman danışman diyerek sahaya sürebilmektedir. Okuldan da yeterli eğitimle gelmeyen bu arkadaşlar bir anda kendilerini büyük bir projenin içinde buluyorlar ve maalesef ne yapacaklarını şaşırıyorlar. Bu durumda öncelikle danışmanları eğitmek durumunda kalıyoruz ve danışman işi anlayıncaya kadar da süreçler uzuyor.
Maliyet de önemli bir sorun ve IT projelerine genelde gider gözüyle bakılıyor. ERP maliyetleri de öyle azımsanacak bedeller değil. Üst yönetime gidilirken süreç sonucunda oluşacak kazanımların tam olarak anlatılması gerekiyor, yoksa direk elenebiliyor. Bazen de ilk onay alınıyor ve çalışmaya başlanıyor. Fakat ERP çalışmaları uzun soluklu çalışmalar, süreç uzadıkça ve geri dönüşler ertelendikçe bir süre sonra bu işe çok para harcanıyor ama geri dönüş olmuyor noktasına geliyor ve maalesef aktarımlar kesilebiliyor. Bizde de başta benzer durumlar oluştu. Vakfın inşaat projeleri dışında yaptığı en pahalı çalışmaydı ve bize bu kadar paraya şu kadar öğrenci okuturuz ne gerek var denildi ama biz projemize inanmıştık ve inandığımız projeyi anlatmamız daha kolay oldu ve Yönetim de inandı. İlk iki sene boyunca benzer söylemler devam etti ama öncelikli olarak süreçlerimizi bir düzene koyduk sonrasında yaptığımız bir iki iyileştirme ile de harcadığımızın üstünde geri dönüşler elde ettik.
Çalışanlar da önemli bir konu. Uzun süreler aynı kurumda aynı görevde çalışan kişilerde kurumsal körlükler olabiliyor ve yeniliklere kapalı olabiliyorlar. ERP öncesi herkes kendi bölümü ile ilgili işleri istediği gibi yapabiliyor. Fakat entegre bir yapı olmadığı için farklı birimlerden alınan verilerde farklılıklar oluşabilir. Ayrıca doğru dürüst bir kontrol mekanizması da olmuyor. Entegre bir yapıya geçince tüm işlerin belli kurallar çerçevesinde yapılması gerekliliği ortaya çıkıyor ve yapılan her işlem kontrol edilebilir oluyor. Bazı çalışanlar yeni süreçlere çok fazla uyum sağlayamıyor veya çok denetlenebilir bir yapı istemiyor. Bunlarda maalesef dirençlere neden olabiliyor.
Entegrasyon sayesinde her noktadan doğru bilgiye hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşabiliyoruz. Bu da bize hızlı karar alma imkânı sağlıyor ve bu avantajlar sayesinde daha fazla öğrenciye ulaşarak eğitimlerine destek olmamızı sağlıyor.
